SEKRETARZ ADMINISTRACYJNY

1. Informacje ogólne

   Zadaniem sekretarza administracyjnego jest dbanie o właściwe funkcjonowanie urzędu, przedsiębiorstwa, instytucji przez wykonywanie czynności administracyjnych.
Do obowiązków sekretarza administracyjnego należy:

• rejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej
• przekierowywanie korespondencji do właściwych osób, działów
• dbanie o terminowe odpowiedzi na korespondencję
• prowadzenie kalendarza spotkań, konferencji, szkoleń przełożonego
• dbanie o przekazanie powiadomień o spotkaniach (ich terminach, miejscach itp.), naradach, konferencjach, szkoleniach itp. właściwym osobom

• przygotowywanie, kompletowanie wszystkich niezbędnych dokumentów na dane spotkanie
• sporządzanie sprawozdań ze spotkań
• sporządzanie pism, umów
• przedkładanie przełożonym dokumentów do podpisu
• obsługa urządzeń biurowych.

   Pracownik obsługi sekretariatu może być zatrudniony w różnych placówkach, w tym w placówkach służby zdrowia. Sekretarz administracyjny jest odpowiedzialny m.in. także za: zakładanie i archiwizację kart pacjentów, umawianie pacjentów na wizyty do specjalistów, prowadzenie statystyki, wysyłanie zwolnień lekarskich do odpowiednich instytucji.
   Inne nazwy zawodu to: pracownik sekretariatu, sekretarz, sekretarka, pracownik biurowy.
   Praca sekretarza administracyjnego ma charakter rutynowy.
Sekretarz administracyjny pracuje w pomieszczeniach biurowych, salach konferencyjnych. Zazwyczaj jego praca ma charakter stacjonarny. W większych firmach czy instytucjach może być zatrudnionych jednocześnie dwóch lub więcej sekretarzy.
   Sekretarz administracyjny zazwyczaj ma stałe dni i godziny pracy, stosownie do specyfiki pracy danego biura, instytucji. Czasami może być konieczna praca wieczorem lub w dni wolne od pracy, a także wyjazd służbowy do innej instytucji, również poza miejscem zamieszkania.

2. Wymagania

   Sekretarz administracyjny powinien się charakteryzować umiejętnościami interpersonalnymi, łatwością nawiązywania i podtrzymywania kontaktów. Powinien w sprawny sposób porozumiewać się w mowie i piśmie, gdyż są to jego podstawowe formy działania. Wymagana jest odpowiedzialność, dociekliwość, skrupulatność, punktualność, cierpliwość, umiejętność wysłuchiwania interesantów. Kolejne niezwykle istotne cechy w tym zawodzie to samodzielność w działaniu, niezależność, rzetelność, uczciwość, duża kultura osobista oraz inicjatywność. Sekretarz musi być osobą spostrzegawczą i dokładną oraz mieć zdolności organizacyjne.

   Ze względu na specyfikę pracy i częste kontakty z ludźmi musi być również osobą zrównoważoną emocjonalnie.

   W pracy sekretarza jest wymagana sprawność intelektualna, duża odporność na stres, umiejętność szybkiego podejmowania decyzji i pracy w szybkim tempie, a także umiejętność skupienia uwagi z jednoczesną zdolnością wykonywania kilku czynności w jednym czasie, dostosowywania się do pracy z ludźmi o różnym usposobieniu i charakterze, zamiłowanie do pracy z dokumentacją. Niezbędna jest umiejętność obsługi komputera i urządzeń biurowych.

   Sekretarz administracyjny nie musi spełniać szczególnych wymagań fizycznych i zdrowotnych, jego praca wiąże się bowiem z niewielkim obciążeniem fizycznym. Powinien się jednak odznaczać sprawnością narządu wzroku oraz słuchu ze względu na konieczność intensywnej współpracy z innymi ludźmi.

3. Czynniki utrudniające zatrudnienie w zawodzie

  Czynnikiem utrudniającym pracę w zawodzie sekretarza administracyjnego są niektóre schorzenia sfery psychicznej ze względu na wyjątkowo częste i intensywne kontakty z ludźmi, których w tym zawodzie nie da się uniknąć ani ograniczyć, a także dużą odpowiedzialność za podejmowane decyzje.

   Kolejnym utrudnieniem w pracy sekretarza administracyjnego jest znaczna niepełnosprawność narządu wzroku oraz słuchu z racji znacznego ograniczenia możliwości swobodnego kontaktu z klientami, interesantami i ze współpracownikami, a także zaburzenia znacznego stopnia sprawności kończyn górnych, a w szczególności w zakresie zręczności palców i rąk.

4. Możliwość zatrudnienia w zawodzie osób z niepełnosprawnością

4.1. Osoby z dysfunkcją narządu ruchu

   Możliwe jest zatrudnienie w zawodzie sekretarza administracyjnego osób z nieznaczną dysfunkcją kończyn górnych oraz dysfunkcją kończyn dolnych, także poruszających się na wózkach inwalidzkich. Warunkiem jest identyfikacja indywidualnych barier i racjonalne dostosowanie technicznych i organizacyjnych warunków środowiska pracy oraz stanowiska pracy.

4.2. Osoby z dysfunkcją narządu wzroku

   Możliwość wykonywania zawodu mają osoby słabowidzące, pod warunkiem zapewnienia korekcji wad za pomocą odpowiednich szkieł optycznych lub soczewek kontaktowych oraz przystosowania środowiska i stanowiska pracy.

4.3. Osoby z dysfunkcją narządu słuchu

   Zawód mogą wykonywać osoby słabosłyszące w przypadku zapewnienia im odpowiednich pomocy technicznych oraz właściwego przygotowania środowiska i stanowiska pracy, np. pod kątem umożliwienia percepcji sygnałów alarmowych. W przypadku osób słabosłyszących, jeśli wymagana będzie komunikacja werbalna, konieczna jest odpowiednia korekcja słyszenia za pomocą aparatu słuchowego.

   Możliwość zatrudnienia osób głuchych i głuchoniemych (dotyczy tylko osób potrafiących posługiwać się językiem polskim w piśmie) jest bardzo ograniczona. Osoby te mogą wykonywać zawód na wybranych stanowiskach pracy warunkowo, po racjonalnym dostosowaniu zakresu zadań, identyfikacji indywidualnych barier i przystosowaniu środowiska oraz stanowiska pracy (technicznym i organizacyjnym).

4.4. Osoby z dysfunkcją sfery psychicznej

   Osoby z chorobami psychicznymi mogą pracować w zawodzie pod warunkiem, że praca − poza wyjątkowymi sytuacjami (wyjazdy, sytuacje kryzysowe w firmie) − nie zaburza im rytmu dnia i nocy i jest zachowana zasada równego traktowania pracowników.

4.5. Osoby z epilepsją

   Osoby chorujące na padaczkę mogą wykonywać zawód na wybranych stanowiskach pracy pod warunkiem, że napady padaczkowe występują sporadycznie i są sygnalizowane przez aurę, występują głównie wieczorem lub w nocy, nie powodują zbytniego zmęczenia i stosunkowo szybko następuje regeneracja sił po ich wystąpieniu, a przebieg choroby nie prowadzi do charakteropatii padaczkowej.

   Takie osoby mogą być zatrudnione warunkowo, po racjonalnym ograniczeniu zakresu zadań do sytuacji, w których jest możliwy stały nadzór i ewentualna szybka pomoc, a stanowisko pracy nie stwarza potencjalnych zagrożeń w przypadku emisji choroby.

5. Potrzeba przystosowania stanowiska pracy do potrzeb i możliwości osób z niepełnosprawnością

5.1. Osoby z dysfunkcją narządu ruchu

Osoby z dysfunkcją kończyn górnych

   W razie niewielkiej dysfunkcji kończyn górnych może być potrzebne ograniczenie lub eliminacja zadań wymagających dużej sprawności kończyn górnych, a w szczególności rąk i palców, oraz zastosowanie indywidualnych pomocy technicznych, które usprawniają pracę, w tym np. specjalnej klawiatury komputerowej. Dla osób z dysfunkcją jednej kończyny górnej mogą być potrzebne pomoce techniczne (ortezy, protezy) ułatwiające lub umożliwiające pracę, w tym biurową.

  Obecny poziom technologiczny w zakresie dostosowywania sprzętu komputerowego do potrzeb osób ze znacznymi dysfunkcjami kończyn górnych umożliwia korzystanie z niego osobom z porażeniami i przykurczami. Zwiększa to w znaczący sposób możliwość pracy tych osób; dostosowanie może dotyczyć obsługi myszy oraz klawiatury komputerowej.

  Istotne jest częściowe lub całkowite wyeliminowanie zadań i czynności roboczych wymagających dobrej koordynacji wzrokowo-ruchowej.

   Pomocne jest wykorzystywanie specjalnych przyrządów i uchwytów eliminujących angażowanie jednej ręki (przypadki braku sprawności lub amputacja jednej z kończyn).

Osoby z dysfunkcją kończyn dolnych

   Ze względu na ograniczoną mobilność osób z dysfunkcją kończyn dolnych praca wymaga takiej organizacji, aby większość zadań można było wykonywać w pozycji siedzącej lub w pozycji stojącej z podparciem bioder i pleców. Dostosowania może wymagać biurko, siedzisko, sprzęty, z których osoba z niepełnosprawnością korzysta.

   Dla osób z niewielką dysfunkcją kończyn dolnych, poruszających się o kulach, może być potrzebne zainstalowanie uchwytów i poręczy ułatwiających wstawanie i podpieranie się podczas stania. Ułatwieniem mogą być poręcze wzdłuż dróg komunikacyjnych. Kolejna możliwa adaptacja to dostosowanie wielkości stanowiska pracy i wysokości blatów biurka do indywidualnych potrzeb oraz umieszczenie wykorzystywanych urządzeń i narzędzi pracy w najbliższym zasięgu rąk pracownika. Siedzisko należy przystosować do indywidualnych potrzeb pracownika z niepełnosprawnością, w tym zapewnić regulację wysokości, uchylne siedzisko, regulowany podnóżek, blokadę kół, regulowane lub indywidualnie profilowane oparcie tylne, regulowane i odchylane podłokietniki.

   Ze względu na osoby poruszające się na wózkach inwalidzkich trzeba zlikwidować bariery architektoniczne w miejscu i środowisku pracy. Ciągi komunikacyjne powinny być wystarczająco szerokie i pozbawione progów, a drzwi do pomieszczeń i wind odpowiedniej szerokości. Konieczna jest likwidacja barier architektonicznych w drodze do zakładu pracy. W miejscu pracy istnieje potrzeba powiększenia przestrzeni manewrowej wokół stanowiska pracy oraz dostosowania wielkości stanowiska pracy do indywidualnych potrzeb i zapewnienia dostępności wykorzystywanych urządzeń, narzędzi pracy i materiałów.

   Należy zapewnić częściowe lub całkowite wyeliminowanie zadań i czynności wymagających dobrej koordynacji wzrokowo-ruchowej.

Istnieje możliwość ograniczenia niektórych obowiązków zawodowych, co jest możliwe w przypadku pracy w zespole.

5.2. Osoby z dysfunkcją narządu wzroku

   Zatrudnione osoby z taką dysfunkcją powinny stosować szkła korekcyjne lub soczewki kontaktowe, a także mogą wykorzystywać oprzyrządowanie powiększające (np. lupę powiększającą, lunetę, monookulary). Należy w określonych sytuacjach częściowo lub całkowicie wyeliminować zadania i czynności robocze wymagające bardzo dobrej koordynacji wzrokowo-ruchowej. Wymagane jest też dobre przygotowanie stanowiska pracy – odpowiednie doświetlenie, przygotowanie kontrastowego (ciemnego) tła biurka, eliminacja potencjalnych źródeł olśnienia (matowanie powierzchni).

   Pomocna jest stała lokalizacja elementów środowiska i stanowiska pracy. W przypadku pracy z komputerem można wykorzystywać specjalne edytory tekstu powiększające litery i grafikę. Dodatkową opcją wspomagającą pracę osoby słabowidzącej jest wprowadzenie dźwięku towarzyszącego wykonywaniu poszczególnych czynności na komputerze.

Pracę usprawnia stała lokalizacja elementów środowiska i stanowiska pracy.

5.3. Osoby z dysfunkcją narządu słuchu

Osoby słabosłyszące

  Aparat słuchowy powinien korygować słuch (zwłaszcza w częstotliwościach pasma mowy) w stopniu umożliwiającym komunikację werbalną (słuch wydolny socjalnie), co jest szczególnie ważne w przypadku osób pracujących w zespole lub kontaktujących się z klientami.

   Zaleca się ograniczenie hałasu tła oraz pogłosu w pomieszczeniu pracy − w celu poprawy warunków percepcji dźwięku oraz warunków komunikacji werbalnej.

  Zaleca się również rozszerzenie sygnalizacji ostrzegawczej o sygnalizację świetlną lub wizyjną uzupełniającą dźwiękowe sygnały bezpieczeństwa w miejscach potencjalnego przebywania pracownika (pomieszczenie pracy, toaleta, pokój socjalny itp.), o sygnalizację wibracyjną lub z wykorzystaniem przewodnictwa kostnego, informującą o ewentualnym niebezpieczeństwie.

   Zaleca się, aby urządzenia teleinformatyczne, takie jak telefon, komputer itp., były − w miarę możliwości − dostosowane do aparatów słuchowych (np. mogą być wyposażone w systemy pętli indukcyjnej lub FM). Urządzenia komunikacyjne mogą być również wyposażone w sygnalizację wizyjną, drganiową lub z wykorzystaniem przewodnictwa kostnego.

Pomocny w pracy jest wewnętrzny system komunikacji z osobami słyszącymi.

Osoby głuche i głuchonieme

(dotyczy tylko osób posługujących się językiem polskim w piśmie)

   Osoba głucha lub głuchoniema powinna pracować na wybranych stanowiskach, na których nie ma konieczności kontaktowania się z osobami spoza zespołu. Zatrudnienie takiej osoby wymaga właściwej organizacji pracy, ewentualnie współpracy tłumacza języka migowego, oraz wprowadzenia wewnętrznego systemu komunikacji z osobami słyszącymi w zespole pracowniczym. W komunikowaniu się z zespołem współpracowników pomagają również znaki bądź symbole ułatwiające szybkie porozumiewanie się w trakcie pracy. Dodatkowo niezbędne jest zapewnienie bezpieczeństwa pracy przez zainstalowanie np. sygnalizacji świetlnej, wizyjnej lub wibracyjnej, informującej o ewentualnym niebezpieczeństwie w miejscach potencjalnego przebywania pracownika (pomieszczenie pracy, toaleta, pokój socjalny itp.) lub o stanie wykorzystywanych urządzeń.

Zaleca się, aby osobie z tego rodzaju dysfunkcją był przydzielony opiekun na wypadek ewakuacji.

5.4. Osoby z dysfunkcją sfery psychicznej

   Pracownik podejmujący pracę w tym zawodzie powinien być w przyjazny sposób zapoznawany ze strukturą i kulturą organizacyjną firmy. Powinien także otrzymać jasne i niedwuznaczne informacje oraz instrukcje odnośnie do podejmowanych zadań.

   W firmie zatrudniającej pracownika z tą niepełnosprawnością należy wprowadzić przyjazny tryb informowania o jego problemach zdrowotnych czy społecznych, najlepiej gdy wie o nich osoba odgrywająca rolę „osoby zaufania”. Można wypracować także obyczaj, że członkowie zespołu pracowniczego interesują się sytuacją społeczną i zdrowotną pracownika, i biorą ją pod uwagę we współpracy. Mogą się przy tym uczyć podmiotowego traktowania pracownika z niepełnosprawnością − pozyskiwać wiedzę o jego sytuacji przede wszystkim od niego samego lub – za jego wiedzą i aprobatą − z innych źródeł.

   W sytuacji kłopotów z psychiczną i społeczną stroną swojej pracy pracownik mógłby korzystać ze wsparcia asystenta zawodowego/trenera pracy. Trener pracy może wywodzić się spośród współpracowników lub być specjalnie w tej roli zatrudniony w firmie. Może też wspierać pracownika z ramienia upoważnionej do tego organizacji. Możliwości wsparcia trenera pracy byłyby jednak ograniczone tylko do sfery emocji i relacji z innymi, a więc nie dotyczyłyby kompetencji zawodowych, i powinny obejmować tylko pewien niedługi odcinek/odcinki czasu pracy. Na co dzień pracownik powinien jednak pracować samodzielnie – zgodnie z samodzielnym charakterem stanowiska pracy.

   Ponadto, zatrudniona osoba powinna mieć możliwość elastycznego czasu pracy i zakresu obowiązków, co oznacza, że w wyjątkowej sytuacji (związanej z jej chorobą czy niepełnosprawnością) zakres obowiązków na tym stanowisku zostanie zmodyfikowany w sposób możliwy do zaakceptowania przez pracodawcę. Powinna istnieć także możliwość okresowego zastąpienia pracownika przez inną osobę.

5.5. Osoby z epilepsją

   Osoby chore na padaczkę, które uzyskały akceptację lekarza specjalisty, powinny pracować na wybranych stanowiskach pracy, w zespole, a ich praca powinna być nadzorowana. Powinna to być praca spokojna, niewywołująca stresów i napięć, które mogłyby prowokować napady.

  Osoba z epilepsją wykonująca ten zawód powinna dobrze znać swoją chorobę i umieć szybko rozpoznawać aurę poprzedzającą napad.

   Współpracownicy powinni być poinformowani o tym, w jaki sposób, w razie wystąpienia napadu, mogą prawidłowo udzielić pomocy.

Uwaga. Każdy przypadek zatrudnienia osoby z niepełnosprawnością oraz przystosowania stanowiska pracy do potrzeb i możliwości tej osoby należy rozpatrywać indywidualnie.