Wytyczne sporządzania statystycznej karty wypadku

Zmiany i ich uzasadnienie

Od 1 stycznia 2005 r. obowiązuje nowe rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie statystycznej karty wypadku przy pracy (Dz.U. 2004 Nr 269 poz. 2672). Zastąpiło ono rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 5 czerwca 2000 r. w sprawie ustalenia wzoru statystycznej karty wypadku przy pracy oraz związanego z nią trybu postępowania. (Dz. U. Nr 51, poz. 612).

Wydanie nowego rozporządzenia było podyktowane zmianami w definicji wypadku przy pracy, które wprowadziła ustawa z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U. Nr 199, poz. 1673, z późn. zm.).
Zmiany te polegały na wprowadzeniu elementu urazu lub śmierci poszkodowanego do definicji wypadku przy pracy, a także na rozciągnięciu pojęcia „wypadek przy pracy” na zdarzenia dotyczące osób nie będących pracownikami. Wypadki przy pracy dotyczące osób nie będących pracownikami są dokumentowane nie w protokole powypadkowym lecz w karcie wypadku. Wzór karty wypadku i informacje o trybie jej sporządzania można znaleźć w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie trybu uznawania zdarzenia powstałego w okresie ubezpieczenia wypadkowego za wypadek przy pracy, kwalifikacji prawnej zdarzenia, wzoru karty wypadku i terminu jej sporządzenia (Dz. U. Nr 236, poz.1992).

Drugim istotnym powodem wprowadzenia nowego wzoru statystycznej karty wypadków jest konieczność ujednolicenia zasad rejestracji i analizy danych o wypadkach przy pracy na poziomie Unii Europejskiej. Zmiany wynikające z tej konieczności dotyczą rodzaju i zakresu informacji zbieranych przy pomocy statystycznej karty wypadku przy pracy oraz klasyfikacji wykorzystywanych przy jej sporządzaniu. 

Przy opracowywaniu wzoru nowej statystycznej karty wypadku przy pracy wykorzystano model wypadku przy pracy i metodologię opracowane przez urząd statystyczny UE (EUROSTAT) w ramach projektu European Statistics on Accidents at Work (ESAW). W nowej karcie uwzględniono wszystkie dane, których zbieranie zaleca ESAW, nie zrezygnowano jednak z większości dotychczas zbieranych, a nie uwzględnionych przez ESAW, informacji.

Zmodyfikowano i wprowadzono również nowe klasyfikacje, które są zgodne z klasyfikacjami zaproponowanymi w europejskiej metodologii ESAW. Pozwali to w przyszłości na łączną i porównawczą analizę danych z Polski i innych krajów UE, a na poziomie krajowym służyć mają lepszemu wykorzystaniu danych statystycznych do celów prewencji.

Sposób i terminy sporządzania statystycznej karty

Statystyczną kartę wypadku przy pracy sporządza się dla każdego poszkodowanego w wypadku przy pracy, w dwóch egzemplarzach, na podstawie protokołu powypadkowego lub karty wypadku w których stwierdzono, że wypadek był wypadkiem przy pracy lub wypadkiem traktowanym na równi z wypadkiem przy pracy. Karta wypadku (od 2003 roku) jest sporządzana zamiast protokołu powypadkowego jeśli poszkodowany nie był pracownikiem ale był objęty ubezpieczeniem wypadkowym. Wynika to ze zmian w definicji wypadku przy pracy. Wzór karty wypadku i informacje o trybie jej sporządzania zostały określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie trybu uznawania zdarzenia powstałego w okresie ubezpieczenia wypadkowego za wypadek przy pracy, kwalifikacji prawnej zdarzenia, wzoru karty wypadku i terminu jej sporządzenia (Dz. U. Nr 236, poz.1992). Wzór protokołu powypadkowego stanowi załącznik do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 16.9.2004 r. w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy (Dz.U. Nr 227, poz. 2298), a tryb jego sporządzania określono w rozporządzeniu Rady Ministrów z 28.7.1998 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz sposobu ich dokumentowania, a także zakresu informacji zamieszczanych w rejestrze wypadków przy pracy (Dz.U. Nr 115, poz. 744, ze zm.).

Część I Statystycznej karty wypadku należy sporządzić w ciągu 14 dni roboczych od dnia zatwierdzenia protokołu powypadkowego lub sporządzenia karty wypadku. Następnie jedną kopię należy przekazać do GUS nie później niż do 15 dnia roboczego miesiąca następującego po miesiącu, w którym zatwierdzono protokół powypadkowy lub sporządzono kartę wypadku. 

Część II, uzupełniającą, wypełnia i przekazuje się do GUS w ciągu 6 miesięcy od dnia zatwierdzenia protokołu powypadkowego lub sporządzenia karty wypadku. Drugi egzemplarz, tak jak dotychczas należy przechowywać w dokumentacji dotyczącej wypadków przy pracy przez okres 10 lat.

Jeżeli wypadek był wypadkiem zbiorowym statystyczną kartę wypadku sporządza się dla każdego poszkodowanego w tym wypadku osobno.

Model wypadku wg EUROSTAT

Poniższy rysunek przedstawia statystyczny model wypadku przy pracy opracowany przez EUROSTAT. Zrozumienie tego modelu jak i pojęć z nim związanych jest podstawą sprawnego, a przede wszystkim poprawnego sporządzania statystycznych kart wypadku przy pracy.

Model wypadku przy pracy, opracowany przez Eurostat wyróżnia trzy fazy: fazę przedwypadkową, fazę wypadku oraz fazę powypadkowa. 

W fazie przedwypadkowej mamy do czynienia z pracownikiem w jego, szeroko rozumianym środowisku pracy. Jako środowisko pracy należy rozumieć nie tylko miejsce gdzie poszkodowany przebywał chwili wypadku, ale również elementy związane z organizacją pracy poszkodowanego tj. proces pracy, czynność wykonywana przez poszkodowanego i związany z nią czynnik materialny. Faza przedwypadkowa obejmuje wszystko co dotyczy pracownika i wykonywanego przez niego zadania w chwili (tuż przed) wypadku i określa warunki początkowe przed zaistnieniem zdarzenia inicjującego wypadek (odchylenia). 
Należy zwrócić uwagę, że wszystkie elementy fazy przedwypadkowej nie mają związku z wypadkiem i jako takie powinny być rozpatrywane. Może zdarzyć się np., że czynnik materialny związany z czynnością jest jednocześnie związany z odchyleniem i/lub jest źródłem urazu, ale elementy fazy przedwypadkowej należy ustalić w pierwszej kolejności abstrahując od przebiegu wypadku.
Fazę wypadku oddziela od fazy przedwypadkowej wydarzenie będące odchyleniem od stanu normalnego (nazywane dalej odchyleniem). Jest to ostatnie wydarzenie sprzeczne z warunkami przyjętymi za normalne, prowadzące do wypadku. Odchylenie mimo, że zalicza się do fazy wypadku, jest wydarzeniem, które inicjuje tę fazę wypadku i jako takie nie musi być związane z urazem. Z odchyleniem zazwyczaj związany jest czynnik materialny. Jest to czynnik który spowodował zakłócenie procesu pracy lub był z tym zakłóceniem związany. Do ścisłej fazy wypadkowej zlicza się wydarzenie powodujące uraz oraz czynnik materialny, który jest źródłem urazu. Wydarzenie powodujące uraz opisuje sposób, w jaki poszkodowany doznał urazu. Jest to ostatnie wydarzenie bezpośrednio prowadzące do urazu. Należy zwrócić uwagę na zależność pomiędzy odchyleniem a wydarzeniem powodującym uraz, mianowicie wydarzenie powodujące uraz następuje zawsze w wyniku odchylenia.
W fazie powypadkowej mamy do czynienia z szeroko rozumianymi skutkami wypadku takimi jak umiejscowienie i rodzaj urazu, czas niezdolności do pracy poszkodowanego, straty materialne.

Kilka słów o klasyfikacjach 

W załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie statystycznej karty wypadku znajdują się objaśnienia do jej wypełniania oraz klasyfikacje razem z kodami, których należy używać przy wypełnianiu karty. Mają one służyć ujednoliceniu sposobu kodowania informacji tak aby możliwa była statystyczna analiza tych danych na poziomie kraju i UE. Osoba sporządzająca statystyczną kartę wypadku powinna, na podstawie protokołu powypadkowego, odpowiedzieć na poszczególne pytania i dopiero mając gotową odpowiedź znaleźć w klasyfikacji element najlepiej jej odpowiadający.

W statystycznej karcie wypadku stosuje się dwa rodzaje klasyfikacji wprowadzanych danych. Klasyfikację jednopoziomową zastosowano dla prostych pytań, dla których nie występuje duża liczba możliwych do wyboru opcji np. obywatelstwo i status zatrudnienia poszkodowanego. W przypadku pytań, dla których liczba możliwych odpowiedzi jest większa (np. umiejscowienie urazu, miejsce powstania wypadku, czynnik materialny) zastosowano klasyfikacje dwupoziomowe. Pierwszy poziom stanowią duże grupy (np. „Głowa”, „Kończyny górne”, „Kończyny dolne” w klasyfikacji umiejscowienia urazu). Drugi poziom klasyfikacji pozwala na sprecyzowanie podawanej informacji. W przypadku klasyfikacji umiejscowienia urazu w grupie „Głowa” znajdują się podgrupy: „Czaszka, mózg, z naczyniami krwionośnymi”, „Twarz” „Oko, oczy” itd. Taki sposób organizacji klasyfikacji pozwala użytkownikowi na łatwiejsze poruszanie się po klasyfikacji oraz wybór odpowiedniego elementu. Dodatkowo w każdej grupie, jako ostatnia znajduje się opcja „Inny lub nieznany element danej grupy”. Opcja ta wykorzystywana jest gdy drugi poziom klasyfikacji nie uwzględnia konkretnego przypadku lub gdy dysponujemy tylko częściową wiedzą na temat klasyfikowanego elementu. W wyjaśnieniach do statystycznej karty wypadku nazwy grup są pogrubione i nie posiadają kodu. Oznacza to ze nie można wpisać w karcie opcji ogólnej jaka jest cała grupa (np. „Miejsce produkcji przemysłowej” w przypadku miejsca powstania wypadku), należy sprecyzować odpowiedz (np. miejsce magazynowania).

Wypełniając statystyczna kartę wypadku należy wpisywać pełny kod wybranej odpowiedzi, również z zerami na początku (np. kod oznaczający uraz wewnętrzny wpisać jak „050” a nie „50”, kod oznaczający brak danych, w przypadku miejsca powstania wypadku należy wpisać „000”)

Wypełnianie

Statystyczna karta wypadku składa się z 2 części. Część I karty zawiera informacje o osobie poszkodowanej w wypadku, skutkach wypadku (znanych w dniu sporządzania karty) oraz jego przebiegu. W nagłówku pierwszej części karty umieszcza się informacje, które umożliwiają identyfikacje pracodawcy (przedsiębiorstwa). Ponadto w części I karty podaję się imię i nazwisko osoby wypełniającej oraz numer telefonu do tej osoby (w przypadku niejasności pracownik urzędu statystycznego może się skontaktować w celu uzyskania poprawnych danych).

Nagłówek statystycznej karty wypadku

W części adresowej należy przystawić pieczątkę pracodawcy z nazwą i adresem przedsiębiorstwa. 

Niżej podaje się liczbę pracujących. W pozycji A należy podać dokładną liczbę pracujących bez przeliczenia na pełny etat zgodnie ze stanem zatrudnienia w dniu wypadku. W pozycji B podaje się natomiast oznaczenia kodowe od 0 do 9 według podanej w objaśnieniach do karty tabeli. 

W centralnej części nagłówka karty należy zaznaczyć (przez zakreślenie) odpowiedni kod określający rodzaj wypadku (wypadek przy pracy lub traktowany na równi z wypadkiem przy pracy). Informacja ta znajduje się w protokole powypadkowym. 

Po prawej stronie należy wpisać (lub przystawić pieczątkę) nr REGON pracodawcy. Na podstawie oznaczenia REGON urząd statystyczny identyfikuje rodzaj działalności pracodawcy. W statystykach GUS stosowana jest Polska Klasyfikacja Działalności (PKD), opracowana na podstawie statystycznej klasyfikacji działalności gospodarczej Unii Europejskiej NACE i wprowadzona 1 stycznia 1998 r. rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 7.10.1997 w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (Dz. U. Nr 128. poz. 829 z późn. Zm.) w miejsce stosowanej wcześniej Europejskiej Klasyfikacji Działalności.

Poniżej nr REGON znajduje się miejsce na kolejny numer statystycznej karty wypadku w zakładzie pracy od początku roku (np. 4/2005). Należy pamiętać, że jeśli wypadek był wypadkiem zbiorowym, statystyczną kartę wypadku sporządza się dla każdego poszkodowanego, a każda karta musi mieć inny numer.

Dane poszkodowanego
W nowej karcie nie trzeba podawać imienia i nazwiska poszkodowanego, ani szkoleń z zakresu bhp, jakie odbył poszkodowany. Dodano, natomiast, informację o obywatelstwie poszkodowanego oraz zastąpiono informację o rodzaju umowy, na podstawie, której poszkodowany świadczył pracę, informacją o jego statusie zatrudnienia. Podyktowane to było koniecznością ujednolicenia zasad rejestracji i analizy danych o wypadkach przy pracy na poziomie UE z wykorzystaniem metodologii ESAW. 

Płeć (pyt. 01)

Płeć poszkodowanego podaje się zaznaczając (obwódką) odpowiedni kod określający płeć oraz odpowiadającą mu odpowiedź słowną. 

Rok urodzenia (pyt. 02)

W tym punkcie, w kolumnie „Kod lub liczba” należy wpisać rok urodzenia osoby poszkodowanej.

Obywatelstwo (pyt. 03)

Po przystąpieniu Polski do UE i otwarciu rynków pracy coraz więcej obcokrajowców będzie pracować w polskich firmach, i jednocześnie polskie firmy będą wykonywać usługi w innych krajach. Dlatego zastosowana metodologia ESAW przewiduje zbieranie danych o obywatelstwie poszkodowanego, przy czym możliwości odpowiedzi ograniczono do stwierdzenia czy poszkodowany jest obywatelem kraju w którym doszło do wypadku, innego kraju z UE, czy może kraju nienależącego do UE. Na przykład, jeśli wypadkowi ulegnie Polak na terenie Polski należy wpisać kod 1 i opis: „obywatel kraju, w którym wypadek miał miejsce”: Gdy wypadkowi ulegnie Polak poza granicami naszego kraju należy wybrać kod 2 – „obywatel z krajów UE”. Ten sam kod należy wybrać, gdy wypadkowi ulegnie obywatel innego kraju UE na terenie Polski. Gdy wypadkowi ulegnie obywatel z poza UE należy wybrać kod 3 – „Obywatel spoza krajów UE”.

*)innego niż ten, w którym wypadek miał miejsce

W miejscu przeznaczonym na opis nie należy wpisywać obywatelstwa poszkodowanego (np. polskie) tylko opis z klasyfikacji.

Status zatrudnienia (pyt. 04)

Informacja o statusie zatrudnienia (punkt 04) zastąpiła rodzaj umowy, na podstawie której poszkodowany świadczył pracę. Zbierane wcześniej informacje były ściśle związane z polskimi warunkami prawnymi, a ponieważ w różnych krajach istnieją różne formy zatrudnienia nie koniecznie związane z pisemna umowa między pracodawcą i pracownikiem nie możliwa była łączna lub porównawcza analiza tego aspektu na poziomie UE. Natomiast sposób klasyfikacji statusu zatrudnienia przyjęty w ESAW zastosować można w różnych krajach. Statusu zatrudnienia uwzględnia istotne z punktu widzenia profilaktyki grupy osób, takie jak osoby samozatrudniające się i pracownicy rodzinni. 

Zawód wykonywany (pyt. 05)

Zawód poszkodowanego należy podać, posługując się obowiązującą klasyfikacją zawodów i specjalności wprowadzoną rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2004 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności dla potrzeb rynku pracy oraz zakresu jej stosowania (Dz. U. Nr 265, poz.2644). Informację o zawodzie (specjalności) wykonywanym przez osoby poszkodowane w wypadkach przy pracy, opisujemy pełnym kodem tego zawodu (specjalności), (6 cyfr) oraz przypisanym do tego kodu określeniem słownym.

Staż na zajmowanym stanowisku (pyt. 06)

W tym punkcie powinno się wpisać ile lat poszkodowany pracował (do momentu wypadku) w zakładzie pracy na ostatnio zajmowanym stanowisku. Pytanie to dotyczy stażu na konkretnym (zajmowanym w chwili wypadku) stanowisku pracy, a więc gdy pracownik został przeniesiony (np. z powodu awansu) należy wpisać staż na zajmowanym ostatnio stanowisku, a nie łączny staż pracy w przedsiębiorstwie. W przypadku, gdy jest krótszy niż 1 rok należy wpisać „00”.

Godziny przepracowane od podjęcia pracy do chwili wypadku (pyt. 07)

W tym punkcie należy wpisać liczbę godzin przepracowanych przez poszkodowanego od podjęcia pracy w danym dniu (rozpoczęcia zmiany, dyżuru itp.) do chwili wypadku. Należy wpisać liczbę pełnych przepracowanych godzin, a w przypadku, gdy wypadek nastąpił mniej niż 1 godzinę od rozpoczęcia pracy należy wpisać „00”.

Skutki wypadku

Większość zbieranych dotychczas danych o skutkach wypadku (tj. liczba osób poszkodowanych, skutki wypadku, straty czasu pracy innych osób i szacunkowe straty materialne) nie została uwzględniona w metodologii ESAW. Mimo to nie zrezygnowano ze zbierania tych danych przy pomocy nowej statystycznej karty wypadku. Ponadto do zbieranych informacji dodano rodzaj urazu oraz zmieniono dotychczasową klasyfikację umiejscowienia urazu na zgodną z metodologią ESAW.

Rodzaj urazu (pyt. 08)

Rodzaj urazu określa jakie zdrowotne konsekwencje miał wypadek dla poszkodowanego (np. złamanie, skaleczenie, oparzenie itp.). W sytuacji gdy wypadek spowodował więcej niż jeden rodzaj urazu (np. upadek z wysokości często powoduje złamania kości i urazy wewnętrzne), ale jeden z urazów w oczywisty sposób jest poważniejszy od innych należy zaklasyfikować rodzaj tego najpoważniejszego urazu. Kod 120 – „liczne urazy” należy wybrać tylko, jeśli poszkodowany doznał urazów więcej niż jednego rodzaju i nie można powiedzieć, że któryś z nich jest istotnie najpoważniejszy.

Umiejscowienie urazu (pyt. 09)

W tym punkcie podaje się jaka część ciała doznała obrażeń w wyniku wypadku przy pracy. Pytanie o umiejscowienie urazu odpowiada pytaniu o umiejscowienie uszczerbku na zdrowiu w związku z wypadkiem z poprzedniej wersji statystycznej karty wypadku. Zmieniono jedynie klasyfikację na zgodną z metodologią ESAW. Należy pamiętać, że to pytanie odnosi się do umiejscowienia urazu, którego rodzaj został podany w poprzednim pytaniu (punkt 08).

Klasyfikacja jest dwupoziomowa. Pierwszy poziom stanowią grupy obejmujące większe partie ciała tj. głowa kończyny górne i dolne, itp. oraz grupę „Całe ciało i jego różne części”. Na drugim poziomie klasyfikacji wyszczególniono najistotniejsze części poszczególnych partii. W każdej grupie znajdują się dwa dodatkowe elementy:

· „...miejsca niewymienione lub nieznane” – tę opcję należy wybrać gdy wiadomo, że urazowi uległa konkretna partia ciała, ale nie wiadomo która konkretnie część, lub żaden z elementów tej grupy nie obejmuje części ciała, która uległa urazowi
· „...liczne miejsca urazu” – tę opcję wybiera się jeśli doszło do licznych urazów w obrębie części ciała określonej przez „dużą” grupę (np. złamanie żebra i przebicie płuca zakodujemy jako „Tułów i organy wewnętrzne, liczne miejsca urazu” kod 48)

W grupach „Szyja wraz z kręgosłupem szyjnym” oraz „Grzbiet, łącznie z kręgosłupem” nie wyróżniono żadnych elementów dlatego całe grupy stanowią elementy klasyfikacji i posiadają kody. 

W sytuacji gdy wypadek spowodował urazu więcej niż jednej części ciała należy wybrać kod 78 – „liczne urazy części ciała”. W przypadku urazów obejmujących całe ciało (np. oparzenia) należy wybrać kod 71 – „całe ciało”.

Liczba osób poszkodowanych (pyt. 10)

W punkcie 10 należy podać liczbę osób poszkodowanych w wypadku. Jeżeli nie jest to wypadek zbiorowy należy wpisać „001”. Przy wypadkach zbiorowych należy pamiętać że statystyczną kartę wypadku sporządza się dla każdego poszkodowanego oddzielnie.





Skutki wypadku (pyt. 11)

Rodzaj skutku wypadku (dla poszkodowanego którego dotyczy wypełniana karta) należy zaznaczyć przez zakreślenie w punkcie 11 obwódką odpowiedniego kodu i opisu słownego. Podaje się skutki wypadku znane w chwili wypełniania statystycznej karty wypadku.

Za śmiertelny wypadek przy pracy uważa się wypadek, w wyniku, którego nastąpiła śmierć w okresie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia wypadku. Dlatego informacje umieszczane w tym miejscu traktowane są przez GUS jako informacje wstępne. Rzeczywiste skutki wypadku podawane są w części II statystycznej karty wypadku, którą wypełnia i przekazuje się do GUS w ciągu 6 miesięcy od dnia zatwierdzenia protokołu powypadkowego lub sporządzenia karty wypadku. 

Liczba dni niezdolności do pracy (pyt. 12)

Liczbę dni niezdolności do pracy określa się na podstawie zwolnienia lekarskiego lub rzeczywistej absencji poszkodowanego i podaje się w dniach kalendarzowych (wliczając dni wolne od pracy). Należy podać liczbę dni niezdolności do pracy znaną w chwili wypełniania statystycznej karty wypadku.

Straty czasu pracy innych osób (pyt. 13)

W tym punkcie powinno się podać liczbę roboczogodzin straconych z powodu wypadku przez innych pracowników (nie poszkodowanych w wypadku). Strata czasu pracy może być spowodowana koniecznością udzielenia pierwszej pomocy poszkodowanym, zabezpieczenia miejsca wypadku, przestojów spowodowanych koniecznością wyłączenia maszyn itp. Należy podać sumę roboczogodzin wszystkich pracowników, którzy nie mogli wykonywać swojej pracy z powodu wypadku.

Szacunkowe straty materialne (pyt. 14)

Szacunkowe straty materialne obejmują bezpośrednie straty materialne spowodowane wypadkiem takie jak uszkodzone maszyny, urządzenia, narzędzia, surowce, wyroby gotowe, budynki oraz ich wyposażenia itp. Przy szacowaniu strat materialnych nie należy uwzględniać strat związanych ze stratami czasu pracy pracownika poszkodowanego i innych pracowników wynikających ze wypadku. Nie należy też uwzględniać strat związanych z utratą spodziewanych dochodów a więc nie wyprodukowanych i nie sprzedanych produktów i usług. Należy wpisać sumę wszystkich strat materialnych w tys. zł z jednym znakiem po przecinku. 

Wypadek i jego przebieg

Największe zmiany dotyczą zakresu i klasyfikacji danych dotyczących okoliczności i przebiegu wypadku. Wynikają one z przyjętego modelu wypadku przy pracy, który w znacznym stopniu różni się od modelu na podstawie którego opracowano poprzednią wersję statystycznej karty wypadku przy pracy. 




Położenie geograficzne miejsca wypadku (pyt. 15)

W punkcie 15 podaje się położenie geograficzne miejsca wypadku. Należy podać jedynie nazwę miejscowości, na terenie której wydarzył się wypadek, a odpowiedni 7 cyfrowy kod zostanie uzupełniony przez urząd statystyczny. 

W przypadku miejscowości położonej na terenie kraju kod dla tej miejscowości zostanie uzupełniony zgodnie z identyfikatorami i nazwami jednostek podziału terytorialnego kraju, określonymi w załączniku nr 1 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia, stosowania i udostępniania krajowego rejestru urzędowego podziału terytorialnego kraju oraz związanych z tym obowiązków organów administracji rządowej i jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 157, poz. 1031, z późn. zm.), obowiązującego od dnia 1 stycznia 1999 r. Dla miejscowości położonej poza granicami kraju urząd statystyczny w miejsce kodu wpisze 7 razy „z” (symbol: zzzzzzz).

Data wypadku (pyt. 16)

Datę wypadku należy wpisać cyframi arabskimi, przy czym rok należy wpisać używając czterech cyfr.

Godzina wypadku (pyt.17)

W tym punkcie wpisuje się tylko pełną godzinę, bez minut, w której wydarzył się wypadek (np. zarówno godzina 14:03 jak i 14:58 zostanie zakodowana jako 14). Przyjęto, że północ jest godziną 00.

Miejsce powstania wypadku (pyt. 18)

Miejsce powstania wypadku jest to miejsce, w którym przebywał poszkodowany w chwili wypadku. Może to być zarówno pomieszczenie, teren otwarty jak i inne miejsce. Należy podać kod trzycyfrowy.

Określając i później klasyfikując miejsce powstania wypadku nie należy brać pod uwagę rodzaju pracy wykonywanej przez poszkodowanego tylko faktyczny rodzaj miejsca. Wyjątek od tej reguły stanowią jedynie miejsca z grupy „teren budowy” (kody 21-29), ponieważ pierwotne przeznaczenie budowanego, burzonego lub remontowanego obiektu nie jest w tym momencie istotne. Należy jednak zachować ostrożność, zwłaszcza w przypadku remontowanych miejsc, np. jeśli w sklepie wymieniana jest żarówka, konserwowany jest sprzęt lub wyposażenie (lodówki, półki, kasy, oświetlenie w tym wymiana żarówki itp.) wówczas zaklasyfikujemy to miejsce jako „Miejsce handlu” (kod 43). Natomiast, jeśli w tym samym sklepie wymieniana będzie instalacja elektryczna (lub jej część), albo odnawiane będą ściany, to zaklasyfikujemy to miejsce jako „Teren budowy – obiekt rozbierany, burzony, remontowany” (kod 22)

Miejscu, w którym wydarzył się wypadek, czasem może odpowiadać więcej niż jeden opis z klasyfikacji. W takim przypadku należy wybrać opcję, która najprecyzyjniej określa i opisuje to miejsce. Typową sytuacją jest, kiedy wypadek wydarzy się w miejscu, które jest częścią innego miejsca np.: 

· biblioteka w szkole powinna być zaklasyfikowana jako „Biuro, biblioteka, sala konferencyjna itp.” (kod 041),
· sala konferencyjna w szkole, placówce naukowej, hotelu, dużym zakładzie produkcyjnym itp. powinna być zaklasyfikowana jako „Biuro, biblioteka, sala konferencyjna itp.” (kod 041),
· biuro w zakładzie produkcyjnym lub na terenie budowy należy zaklasyfikować jako „Biuro, biblioteka, sala konferencyjna itp.” (kod 041),
· sala gimnastyczna w szkole powinna być zaklasyfikowana jako „Obiekty sportowe kryte” (kod 081),
· sklep na terenie szpitala należy zaklasyfikować jako „Miejsce handlu” (kod 043).

Podobnie jest, kiedy miejsce powstania wypadku można zaklasyfikować jako dwa różne miejsca, ale żadne nie jest częścią drugiego, np. kiedy wypadek wydarzy się w warsztacie naprawczym (samochodowym, RTV itp.) wówczas moglibyśmy zaklasyfikować to miejsce jako „Miejsce konserwacji i napraw” (kod 012) lub jako „Zakład usługowy” (kod 044). Należy wybrać pierwszą opcję ponieważ precyzuje ona rodzaj świadczonych usług.

Należy zwrócić uwagę na podgrupę oznaczona kodem 023 – „Kopalnia odkrywkowa, kamieniołom itp.” w grupie „Teren budowy, kamieniołom, kopalnia odkrywkowa”. Zaliczają się do niej wszystkie miejsca prowadzenia robót ziemnych poza terenem budowy (np. rowy, wykopy, rozkopy, miejsce kopania studni, itp.)

Proces pracy (pyt. 19)

Proces pracy jest to podstawowy rodzaj pracy, jaką wykonywał poszkodowany w czasie, kiedy nastąpił wypadek. Nie należy jednak mylić go z konkretną czynnością wykonywaną przez poszkodowanego w chwili wypadku ani z zawodem poszkodowanego. Proces pracy charakteryzuje bardzo ogólnie typ prac lub zadanie jakie wykonywał poszkodowany przez pewien odcinek czasu, a które przerwał wypadek. W procesie pracy pracownik najczęściej wykonuje kilka różnych czynności.

Należy w tym miejscu zwrócić uwagę na grupę „Inne prace” (kody 51-59). Znalazły się w niej opcje, które nie pasowały do żadnej z pozostałych grup lub mogłyby znaleźć się w kilku z tych grup, ponieważ opisują prace wykonywane przy okazji innych prac. Dlatego zawsze trzeba sprawdzić czy klasyfikowanemu procesowi pracy nie odpowiada któraś z opcji zamieszczonych w tej grupie.

Rodzaj miejsca wypadku (pyt. 20)

Rodzaj miejsca wypadku określa miejsce zdarzenia ze względu na lokalizację stanowiska pracy w zakładzie pracy lub poza nim. Należy podać czy wypadek miał miejsce w siedzibie przedsiębiorstwa (miejsce w jednostce lokalnej zakładu pracy – kod 1) czy poza nią (Miejsce poza jednostką lokalną zakładu pracy – kod 2). 

Jednostka lokalna zakładu pracy jest to zorganizowana całość (zakład, oddział, filia itp.) położona w miejscu zidentyfikowanym odrębnym adresem, pod którym lub z którego jest prowadzona działalność co najmniej przez jedną osobę pracującą, przy czym:
1) zakłady samodzielnie bilansujące zlokalizowane pod jednym adresem są odrębnymi jednostkami lokalnymi,
2) objęte odrębną rejestracją prawną organizacyjne części podmiotów są jednostkami lokalnymi,
3) jednostki prowadzące działalność w zakresie transportu są jednostkami lokalnymi według miejsc, z których są wydawane polecenia lub jest organizowana praca,
4) jednostki prowadzące działalność w zakresie budownictwa są jednostkami lokalnymi według miejsc, w których są przyjmowane zlecenia na wykonawstwo robót budowlanych i pomocniczych albo są wykonywane prace zarządu, albo jest prowadzona organizacja pracy budowlanej i pomocniczej; place budów (miejsca realizacji poszczególnych budów) nie są jednostkami lokalnymi,
5) sprzedaż obwoźna, obnośna oraz punkt sprzedaży detalicznej bez stałej lokalizacji, jak również prowadzenie usług wyłącznie u klienta jest jedną jednostką lokalną w miejscu zamieszkania osoby fizycznej, miejscu siedziby osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie mającej osobowości prawnej.

Czynność wykonywana przez poszkodowanego w chwili wypadku (pyt. 21)

W procesie pracy pracownik najczęściej wykonuje kilka różnych czynności. Ostatnia z tych czynności, która była wykonywana tuż przed zaistnieniem wypadku i została przez wypadek przerwana, powinna być odnotowana jako czynność wykonywana przez poszkodowanego w chwili wypadku. W przeciwieństwie do procesu pracy czynność zajmuje krótki odcinek czasu, np. sprzątaczka po sprzątnięciu jednego z pomieszczeń przechodziła do kolejnego pomieszczenia, potknęła się i przewróciła się. Procesem pracy jest „Czyszczenie, sprzątanie – maszynowo lub ręcznie” (kod 53), a wykonywaną czynnością „Chodzenie, bieganie, wchodzenie na, schodzenie z itp.” (kod 61). Podobnie jeśli sekretarka kładzie na półkę segregator z dokumentami. Procesem pracy jest „Praca umysłowa – nauczanie, szkolenie, praca biurowa, organizowanie, zarządzanie” (kod 42), a wykonywaną czynnością „Transport w pionie – podnoszenie, opuszczanie” (kod 51).

Czynnik materialny związanym z czynnością wykonywaną przez poszkodowanego w chwili wypadku (pyt. 22)

Z czynnością wykonywaną przez poszkodowanego zazwyczaj związane jest narzędzie, maszyna lub inny obiekt, który w przyjętym modelu został nazwany czynnikiem materialnym związanym z czynnością wykonywaną przez poszkodowanego w chwili wypadku.

Przy identyfikacji tego czynnika należy kierować się kilkoma zasadami. Najpierw należy ustalić czynność wykonywaną przez poszkodowanego, a dopiero później związany z nią czynnik materialny. Czynnik materialny związany z wykonywaną czynnością podobnie jak sama czynność nie musi mieć związku z wypadkiem, najważniejszy jest związek z wykonywaną czynnością. Oznacza to między innymi, że jeśli czynność była wykonywana przy użyciu narzędzia czy innego przedmiotu, wówczas to narzędzie lub inny przedmiot jest czynnikiem materialnym. Jeśli czynność polegała na obsłudze urządzenia (np. obsługa maszyny, prowadzenie pojazdu itp.) lub operowaniu przedmiotem (bez użycia narzędzi) to czynnikiem materialnym będzie to urządzenie lub przedmiot. 
W szczególności można wykorzystać następujące obserwacje:

· Jeśli czynność wykonywaną przez poszkodowanego w chwili wypadku zaklasyfikowano jako element grupy „Prace narzędziami ręcznymi” (kody 21-29), to czynnikiem materialnym jest narzędzie, którego używał pracownik w chwili wypadku.

· Jeśli czynność wykonywaną przez poszkodowanego w chwili wypadku zaklasyfikowano jako element grupy „Kierowanie/jazda środkami transportu /obsługa ruchomych maszyn i innych urządzeń” (kody 31-39), to czynnikiem materialnym jest środek transportu, maszyna lub urządzenie, którym kierował lub które obsługiwał poszkodowany w chwili wypadku.

· Jeśli czynność wykonywaną przez poszkodowanego w chwili wypadku zaklasyfikowano jako element grupy „Operowanie przedmiotami” (kody 41-49), to czynnikiem materialnym jest przedmiot, którym operował poszkodowany w chwili wypadku.

· Jeśli czynność wykonywaną przez poszkodowanego w chwili wypadku zaklasyfikowano jako element grupy „Transport ręczny” (kody 51-59), to czynnikiem materialnym jest obiekt transportowany przez poszkodowanego w chwili wypadku.

Czynnik materialny związany z wykonywaną czynnością zazwyczaj nie ma związku z wypadkiem, lecz jeśli z wykonywaną czynnością ma związek więcej niż jeden czynnik materialny należy wziąć pod uwagę czynnik, który był najbardziej związany z wypadkiem.

Wydarzenie będące odchyleniem od stanu normalnego (pyt. 23)

Odchylenie to wydarzenie, które zakłóciło normalny (przewidywany) przebieg procesu pracy i w efekcie doprowadziło do wypadku. Odchylenie zalicza się do fazy wypadku, choć tak na prawdę jest to wydarzenie, które oddziela fazę przedwypadkową od fazy wypadku i jako takie nie musi być związane z żadną z tych faz i ich elementami, szczególności z czynnością wykonywaną przez poszkodowanego w chwili wypadku ani z urazem. Jeśli do wypadku doprowadził ciąg następujących po sobie odchyleniami, należy podać wydarzenie, które miało miejsce jako ostatnie. 

Czynnik materialny związany z odchyleniem (pyt. 24)

Czynnik materialny związany z odchyleniem to czynnik materialny (narzędzie, maszyna lub element środowiska), który spowodował zakłócenie (odchylenie) w procesie pracy lub był ściśle z tym zakłóceniem związany. 

Przy identyfikacji tego czynnika najważniejszym kryterium jest związek z odchyleniem. Należy, najpierw określić odchylenie, a dopiero później związany z nim czynnik materialny. Odchylenie łączy fazy przedwypadkową z wypadkową, i nie musi mieć związku z żadną z nich, podobnie jest z czynnikiem materialnym związanym z odchyleniem. Należy go rozpatrywać w połączeniu z wydarzeniem będącym odchyleniem zapominając, w miarę możliwości, o innych informacjach. W szczególności czynnik związany z odchyleniem jest najczęściej różny od czynnik materialnego związanego z czynnością wykonywaną w chwili wypadku i czynnikiem materialnym będącym źródłem urazu.

W praktyce przydatne mogą być następujące obserwacje:

· Jeśli odchylenie zaklasyfikowano jako element grupy „Wyrzut, wyciek, emisja substancji szkodliwych” (kody 21-29), to czynnikiem materialnym jest substancja, do emisji której doszło.

· Jeśli odchylenie zaklasyfikowano jako element grupy „Uszkodzenie, rozerwanie, pęknięcie, ześlizgnięcie, upadek, załamanie się czynnika materialnego” (kody 31-39), to czynnikiem materialnym jest czynnik, który został uszkodzony lub upadł.

· Jeśli odchylenie zaklasyfikowano jako element grupy „Utrata kontroli nad: maszyną, środkami transportu, transportowanym ładunkiem, narzędziem, obiektem, zwierzęciem” (kody 41-49), to czynnikiem materialnym jest obiekt nad którym utracono kontrolę.

W przypadku gdy odchylenie jest związane bezpośrednio z czynnością wykonywana w fazie przedwypadkowej, ten sam czynnik materialny może być związany z czynnością i odchyleniem. W przypadku, gdy odchylenie nie zostało wywołane czynnościami pracownika będzie to najprawdopodobniej inny czynnik.

Wydarzenie powodujące uraz (pyt. 25)

Wydarzenie powodujące uraz jest to ostatnie wydarzenie bezpośrednio prowadzące do urazu. Opisuje ono sposób, w jaki poszkodowany doznał urazu. 

Czynnik materialny będący źródłem urazu (pyt. 26)

Czynnik materialny będący źródłem urazu to maszyna, narzędzie, inny obiekt lub czynnik środowiska, z którym kontakt stał się przyczyną urazu (fizycznego lub psychicznego).

Czynnik materialny będący źródłem urazu należy określić na podstawie wcześniej zidentyfikowanego wydarzenia powodującego uraz. Dobrze zaklasyfikowane wydarzenie powodujące uraz w znacznym stopniu ułatwi zidentyfikowanie źródła urazu. W szczególności przydatne mogą być następujące praktyczne obserwacje:

· Jeśli wydarzenie powodujące uraz zostało zaklasyfikowane jako element grupy „Zderzenie z/uderzenie w nieruchomy obiekt” (kody 31-39), to źródłem urazu jest obiekt, w który uderzył poszkodowany.

· Jeśli wydarzenie powodujące uraz zostało zaklasyfikowane jako element grupy „Uderzenie przez obiekt w ruchu” (kody 41-49), to źródłem urazu jest obiekt który uderzył poszkodowanego.

· Jeśli wydarzenie powodujące uraz zostało zaklasyfikowane jako element grupy „Kontakt z przedmiotem ostrym, szorstkim, chropowatym” (kody 51-59), to źródłem urazu jest ten przedmiot. 

· Jeśli wydarzenie powodujące uraz zostało zaklasyfikowane jako element grupy „Uwięzienie, zmiażdżenie” (kody 61-69), to źródłem urazu jest obiekt, który uwięził lub zmiażdżył poszkodowanego. 

· Jeśli wydarzenie powodujące uraz zostało zaklasyfikowane jako element grupy „Przejaw agresji ze strony człowieka lub zwierzęcia” (kody 81-89), to źródłem urazu jest człowiek lub zwierze, którego agresja spowodowała uraz.

Należy pamiętać, że chociaż wszystkie trzy czynniki materialne (związany z czynnością wykonywaną przez poszkodowanego w chwili wypadku, związany z odchyleniem i będący źródłem urazu) mają wspólna klasyfikację, to nie musi to być ten sam czynnik, lecz trzy różne. Może się zdarzyć, że wszystkie czynniki materialne są w istocie jednym i tym samym czynnikiem, dwa się pokrywają a trzeci jest różny, lub nawet któryś czynnik materialny może nie istnieć.

Przykłady

Pracownik rzeźni pracujący przy dzieleniu mięsa uderzył nożem w kant stołu i zranił się w palec.

Pracownik przeprowadzając konserwację bojlera w pomieszczeniu z bojlerami w bloku mieszkalnym, nastąpił na rurę dostarczającą gaz, poślizgnął się i skręcił kostkę bez upadku.

Przyczyny wypadku (pyt. 27)

Przyczyny wypadku są to wszelkie braki i nieprawidłowości, które bezpośrednio lub pośrednio przyczyniły się do powstania wypadku. Mogą one być związane z czynnikami materialnymi (technicznymi), z ogólną organizacją pracy w zakładzie lub organizacją stanowiska pracy oraz związane z pracownikiem i jego zachowaniem. Należy podać wszystkie wykryte przyczyny. 

Przyczyny powinny być wymienione w protokole ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, na podstawie, którego sporządza się statystyczną kartę wypadku.