|
I. CEL PROCESU |
Celem procesu jest zapewnienie, że System Zarządzania BHP został skutecznie wdrożony i jest utrzymywany oraz spełnia określone wymagania.
|
II. PRZEDMIOT I ZAKRES STOSOWANIA PROCESU |
Proces dotyczy zasad i sposobów postępowania w trakcie organizowania, przeprowadzania i nadzorowania wewnętrznych auditów systemu. Obowiązuje on we wszystkich komórkach i jednostkach organizacyjnych.
|
III. TERMINOLOGIA |
Terminologia stosowana w niniejszej procedurze jest zgodna z terminologią określoną w normie ISO 9000:2000 "Systemy zarządzania jakością -Podstawy i słownictwo".
1. WEWNĘTRZNY AUDIT - systematyczny, niezależny i udokumentowany proces dla uzyskania dowodu oraz ocenienia jego obiektywizmu dla określenia stopnia w jakim kryteria auditu są spełnione, prowadzony wewnątrz organizacji jej własnymi siłami.
2. PROGRAM AUDITÓW WEWNĘTRZNYCH - zbiór auditów wewnętrznych jakie mają być przeprowadzone w planowanych ramach czasowych.
3. PLAN AUDITU WEWNĘTRZNEGO - dokument określający szczegółowy zakres auditu wewnętrznego, zespół auditorów i podział zadań między nimi, osoby odpowiedzialne za auditowane obszary oraz czas przeprowadzenia auditu.
4. AUDIT PLANOWANY - audit inicjowany i przeprowadzony na podstawie zatwierdzonego programu auditów.
5. AUDIT POZAPLANOWY -audit nie ujęty w programie auditów, inicjowany z różnych ważnych i wymagających szybkich decyzji powodów.
6. ZAKRES AUDITU - element lub elementy Systemu Zarządzania poddawane auditowi, wyrażone w postaci takich czynników jak: procesy, działania, jednostki/komórki organizacyjne.
7. KRYTERIA AUDITU - zbiór polityk, procedur lub wymagań, będących podstawą porównywania zbieranych dowodów z auditu.
8. AUDITOR - osoba, która posiada zdolności i kwalifikacje przeprowadzania auditu jakości oraz oceny wyników auditu.
9. ZESPÓŁ AUDITORÓW - auditorzy wyznaczeni do przeprowadzenia auditu, z których jeden wyznaczony jest jako auditor wiodący.
10. AUDITOR WIODĄCY - auditor wyznaczony do kierowania zespołem auditorów.
11. AUDITOWANY - organizacja ( grupa ludzi i urządzeń, z uporządkowaniem odpowiedzialności uprawnień i zależności), która jest auditowana.
12. WYMAGANIE - potrzeba lub oczekiwanie jakie jest wyrażone, zwyczajowo zakładane lub obowiązujące.
13. DOWODY Z AUDITU - zapisy, zweryfikowane stwierdzenia faktów lub innych informacji odnoszących się do auditu.
14. OBIEKTYWNY DOWÓD - dane wspierające występowanie lub prawdziwość czegoś.
15. STWIERDZENIA Z AUDITU - wyniki oceny zebranych dowodów z auditu będących podstawą dla kryteriów auditu.
16. WNIOSKI Z AUDITU - wynik auditu będący decyzją zespołu auditującego po rozważaniu stwierdzeń z auditu.
17. SPOSTRZEŻENIE - stwierdzenie faktu dokonane podczas auditu jakości i poparte obiektywnym dowodem.
18. NIEZGODNOŚĆ - niespełnienie wymagania.
|
IV. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I SPOSÓB POSTĘPOWANIA |
| Funkcja | Stanowisko | Opis postępowania |
| Opracować program auditów wewnętrznych |
Pełnomocnik ds. SZ BHP |
Brak opisu |
| Zatwierdzić roczny program auditów |
Dyrektor Generalny (D) |
Brak opisu |
| Powołać zespół auditorów i zaplaniować audit |
Pełnomocnik ds. SZ BHP |
1. Dla każdego auditu określić jego zakres i termin przeprowadzenia.
2. Planowanie przeprowadzić biorąc pod uwagę status oraz ważność procesów i obszarów, jakie mają być auditowane. Podczas planowania uwzględnić:
- wyniki przeprowadzonych auditów wewnętrznych i zewnętrznych, wyniki przeprowadzonych przeglądów systemu,
- analizę podejmowanych działań korygujących i zapobiegawczych,
- zmiany w dokumentacji systemu zarządzania.
3. Powołać Zespół auditorów z aktualnej listy auditorów wewnętrznych. Auditorzy muszą posiadać odpowiednie kwalifikacje (specjalistyczne szkolenie zakończone egzaminem). Listę auditorów wewnętrznych zatwierdzana jest przez Dyrektora Generalnego.
4.Doboru auditorów dokonać zgodnie z zasadami auditowania, tj. zachowując niezależność auditorów od auditowanych oraz zapewniając sprawny i skuteczny przebieg auditu.
5. W powołanym Zespole auditorów wskazać auditora wiodącego.
6. Nadać numer auditu.
7. Określić cel auditu.
8. Określić rodzaj auditu: planowy lub pozaplanowy.
9. Określić zakres auditu: jednostki/ komórki organizacyjne lub wykonawcze, oraz auditowane stanowiska.
10. Określić kryteria auditu oraz dokumenty odniesienia: Księgi, procesy, procedury i inne.
Czas realizacji: Zaplanować audity w taki sposób, aby spełniona była zasada minimum jednokrotnego auditowania jednej komórki w ciągu roku. |
| Powiadomić o auditach wewnętrznych osoby zainteresowane |
Pełnomocnik ds. SZ BHP |
1. Informacja o audicie wewnętrznym przekazać Audytorom oraz Kierownikom komórek organizacyjnych.
2. Czas realizacji: nie później niż 3 dni przed datą auditu. |
| Przerowadzić spotkanie otwierające |
Auditor wiodący;
Auditor |
Przedstawić osobom zebranym:
- zespół auditujący,
- cel i zakres auditu,
- program auditu,
- organizację auditu,
- termin spotkania zamykającego.
Czas realizcji: na bieżąco |
| Przeprowadzić audit wewnętrzny |
Zespół auditorów |
1. Prowadzić audit zgodnie z zawiadomieniem.
2. Poddać ocenie stopień zgodności realizowanych procesów lub ich elementów z wymaganiami Systemu Zarządzania poprzez:
- obserwację działań i warunków pracy,
- prowadzenie rozmów z pracownikami,
- badanie dokumentacji, zapisów, itp.
3.Niezgodności lub spostrzeżenia poparte obiektywnymi dowodami zapisywać na bieżąco w Karcie.
4. Dokumentować niezgodności lub spostrzeżenie, dla każdej określając: wymaganie, niezgodność i dowód.
5. Kartę spostrzeżeń / niezgodności podpisują: Auditor wiodący i przedstawiciel auditowanego obszaru.
Uwaga:w sytuacji gdy auditowany odmawia podpisania Karty, cały zespół auditorów, analizuje jeszcze raz wspólnie wyniki auditu a na znak akceptacji przyjętego stanowiska - wszyscy audytorzy podpisują Kartę.
Czas realizacji: podczas auditu. |
| Przeprowadzić spotkanie zamykające |
Auditor wiodący;
Auditor |
1. Podsumować przeprowadzenie auditu.
2. Przedstawić osobom zebranym:
- informacje o realizacji auditu,
- treść Kart.
Czas realizacji: na bieżąco |
| Sporządzić raport z auditu wewnętrznego |
Auditor wiodący |
1. Sporządzić raport w formie elektronicznej z auditu wewnętrznego.
Czas realizacji: Standardowo w ciągu 7 dni od spotkania zamykającego. W szczególnych przypadkach Pełnomocnik może zmienić czas przekazania raportu do następnego dnia po odbyciu spotkania zamykającego. |
| Zweryfikować i zatwierdzić dokumenty związane z auditem wewnętrznym |
Pełnomocnik ds. SZ BHP |
Brak opisu |
|
V. ZAPISY |
| Lp. | Nazwa dokumentu | Umiejscowienie | Forma przechowywania | Okres przechowywania | Postępowanie z dokumentem po okresie przechowywania |
| 1 | DSZ-01-01
Program
auditów |
Pełnomocnik ds. SZBHP oraz Auditorzy |
Papierowa lub elektroniczna |
Do czasu zrealizowania | Niszczenie | | 2 | DSZ-01-02
Plan auditu |
Pełnomocnik ds. SZBHP, Auditorzy, Kierownicy komórek organizacyjnych |
Papierowa lub elektroniczna |
1 rok | Niszczenie lub usuwanie | | 3 | DSZ-01-03
Notatki
z auditu |
Pełnomocnik ds. SZBHP, Auditorzy |
Papierowa |
3 lata | Niszczenie | | 4 | DSZ-01-04
Raport
z auditu |
Pełnomocnik ds. SZBHP |
Papierowa |
5 lat | Archiwizacja | | 5 | DSZ-02-01
Karta działań
korygujących/
zapobiegawczych |
Komórka auditowana, Pełnomocnik ds. SZBHP |
Papieorwa |
1 rok po zakończeniu realizacji działań korygujacych, zapobiegawczych | Komórka - niszczenie, Pełnomocnik - archiwizacja |
|
VI. ZAŁĄCZNIKI |
|
VII. REJESTRY |
|
VIII. DOKUMENTY ZWIĄZANE |
- DSZ-01-01
Program
auditów
- DSZ-03-02
Raport
z przeglądu
SZBHP
- Lista
auditorów
wewnętrznych
|
IX. UCZESTNICY PROCESU |
| Lp. | Uczestnik |
| 1 | Auditor | | 2 | Auditor wiodący | | 3 | Dyrektor Generalny (D) | | 4 | Pełnomocnik ds. SZ BHP | | 5 | Zespół auditorów |
|
X. TABELA ZMIAN |
|
|
|
| Opracował | Sprawdził | Zatwierdził |
| Tomasz Izydorczyk | Małgorza Pęciłłó | --- |
| 14-10-2004 | 26-11-2004 | |
|
